Планирование проекта, постановка целей, декомпозиция задач, управление рисками проекта и извлечённые уроки… Эти и другие понятия сейчас ярко представлены в информационном поле – проектное управление в тренде. Мы наблюдаем переход государственного управления в логику национальных проектов, а также вовлечение большого количества проектных команд в работу над идеями и инициативами, которые призваны если не изменить весь мир к лучшему, то принести результаты и эффекты их авторам и другим заинтересованным сторонам.

Повышенное внимание к проектному управления, несомненно двигает вперёд эту профессиональную область, создавая новые практики и инструменты.

С другой стороны – будоражит внимание проектных команд наличием некой «волшебной кнопки»: прочитал пару книг и стандартов, послушал модных «гуру», написал регламент управления проектом, и, всё, результат практически состоялся.

На практике, конечно, всё по-другому. Не случайно проектное управление называют «наукой здравого смысла». Эта та самая дисциплина, где мало прочитать и послушать, а надо делать, создавая свой собственный опыт проб, ошибок и успехов. В теоретиках задержаться не получится. А всемирно известные стандарты, своды знаний и базы лучших практик всегда будут в помощь практикам, адаптирующим экспертный опыт к особенностям своей организации и своим проектам.
Никакого волшебства – ежедневная и последовательная работа на результат.

Какие практические рекомендации можно дать для эффективного управления проектами?

1. Договоритесь на берегу о «правилах игры».

Договоритесь о целях (конкретных, достижимых и измеримых) и границах проекта (что входит в ваш проект и что нет). Зафиксируйте количественные результаты и качественные эффекты проекта. Заранее согласуйте, каким образом вы будете сносить в проект изменения.

1. Планируйте, опять планируйте и снова планируйте.
Мы живём в эпоху изменений – изменения в ваших проектах будут всегда, но это совсем не означает отсутствие необходимости тщательного планирования на старте. Возможно вам нравится популярный стиль «тушения пожаров», но чёткое планирование очень хорошо показывает реализацию всех аспектов замысла, ставит правильные вопросы до начала активной реализации, включает «голову», а значит поможет избежать много ошибок и сэкономит ресурсы.

2. Определяйте заинтересованные сторон.
Кто влияет на проект, на кого он влияет, и кто считает себя подвергнутым влиянию и будет активно действовать по отношению к проекту? Определяйте подобных акторов, прогнозируйте их поведение, вносите работу в видите задач в план реализации вашего проекта.

3. Всегда будьте в коммуникациях
Договоритесь о способах и частоте общения по проекту среди участников команды проекта и по отношению к внешним заинтересованным сторонам. Поручите одному из членов команды следить за коммуникациями и распространением информации. И, конечно, хранить все последние версии документов.

4. Реагируйте на симптомы болезни
Продумайте, что будете делать, когда наступите на грабли. А это произойдёт обязательно – проектов без рисков и проблем не бывает. На старте методом мозгового штурма проведите анализ рисков, определите самые влиятельные и вероятные, мероприятия по работе с такими рисками внесите в план проекта. Также задумайтесь о триггерах рисков – по какие признакам вы поймёте, что риск наступил и стал проблемой.

5. Развивайте групповое взаимодействие.
Как ни банально звучит – проекты делают люди. От их сочетания в команде и действий зависит успех или неуспех даже самой востребованной идеи. Спланируйте какие вам понадобятся компетенции, привлекайте подходящих людей. Не забудьте о комбинации hard skills (подходящие «спецы») и soft skills (подходящие «люди»). Осознанно прокачивайте компетенции команды – сейчас масса возможностей получить знания совершенно свободно.

6. Коллекционируйте драгоценные грабли – создавать свою базу извлечённых уроков.
Описывайте ситуации происшедших запланированных и незапланированных рисков на всех стадиях проекта, что вы делали в таких ситуациях и какой это дало результат. Есть хороший шанс не дать граблям следующий раз в аналогичной ситуации ударить прямо по лбу.

Используя подобные рекомендации, вы не избавитесь от всех проблем в проекте. Они будут всегда. Но сможете существенно повысить вероятность успешного завершения проекта – в срок, с заданным бюджетом и результатом. И не забывайте регулярно проверять установленные процессы управление проектом на смысл и качество.

Хороших проектов!